00 Cómo leer este documento
Recorre lo que Malbec Artist hace hoy.
No es un manual ni una lista de funciones. Cada capacidad dice qué problema resuelve, qué hace el sistema, qué queda automático y para qué rol es. Si tienes poco tiempo, la sección Qué es Malbec Artist resume el sistema en cuatro ideas y dice quién usa cada parte. Después, Capacidades baja por una sola vertical, la gira, hasta el P&L. Las integraciones con el promotor y el sello tienen su propia sección.
Sobre las imágenes. Las capturas muestran el sistema con el roster de Seitrack y la gira 2027 de Ha*Ash.
01 Qué es Malbec Artist
Malbec Artist es el sistema operativo de una oficina de management: todo lo que pasa con cada artista, en un solo lugar.
Hoy la operación de un artista vive repartida. La agenda en un calendario, la gira en una planilla, el crew en un chat, los gastos en otra planilla, los contratos en una carpeta compartida y el P&L en la cabeza de alguien. Cada vez que hay que responder una pregunta simple, alguien tiene que juntar las piezas.
Malbec Artist junta esas piezas de una vez y las ordena alrededor de cada artista: la agenda, las giras y sus fechas, los lanzamientos y el publishing, la venta de entradas, la gente que viaja, los gastos y los ingresos, los contratos y el resultado. Se carga una vez, en el lugar que le corresponde, y desde ahí lo lee todo el que lo necesita.
Y no termina en la oficina. El promotor y el sello trabajan en sus propios sistemas de la suite Malbec, y lo que producen —una oferta, un plan de marketing, un cierre, la venta de entradas, un lanzamiento— entra al lugar que le corresponde sin volver a cargarse.
1.1 Malbec Artist en cuatro ideas
01 Todo el roster en una pantalla
El calendario de la oficina muestra los compromisos de todos los artistas a la vez, y desde ahí se entra a cualquiera.
02 Una gira es un conjunto de proyectos
Cada plaza, con sus funciones, sus fechas, su gente, sus gastos y su venta, se trabaja como un proyecto propio.
03 El promotor trabaja en su propia superficie
La oferta, el plan de marketing, el cierre y el reporte de tickets llegan al sistema y quedan pegados al proyecto que les corresponde.
04 El P&L se arma solo
Con todo lo anterior cargado, el resultado de cada artista y el de la oficina son la misma información, vista de arriba.
1.2 Para quién es cada parte
| Rol | Lo que usa a diario |
|---|---|
| Dirección | Calendario de la oficina, P&L de la oficina y por artista, registro de auditoría. |
| Personal manager | Ficha del artista, sus proyectos, sus contratos, su P&L, las conexiones con promotores y sello. |
| Tour manager | La gira: fechas por proyecto, crew, rooming, traslados, gastos por proyecto. |
| Road manager / producción | El día de show: agenda run of show, crew presente, agenda compartible con el equipo. |
| Administración | Circuito de facturas y pagos, comprobantes, proveedores, cuentas. |
02 Cómo se organiza la información
Esta estructura sostiene todo lo que sigue: un gasto siempre sabe a qué proyecto pertenece, y un proyecto siempre sabe a qué artista.
La oficina es el espacio de trabajo. Una empresa puede tener varias (por ejemplo, una por país) y verlas todas juntas en modo consolidado. Cada oficina tiene sus artistas, y todo lo demás cuelga de un artista.
La actividad de un artista se organiza en cuatro contenedores:
A Giras
La actividad en vivo de un período, con sus proyectos adentro.
B Fechas sueltas
Shows fuera de una gira, cada uno con su run of show.
C Lanzamientos
Un disco o un single, con lo que el sello comparte.
D Comercial
Activaciones de marca, presencias, lo que no es un show.
Dentro de una gira, cada plaza es un proyecto: la sala y sus funciones. Dos noches en la misma arena son un solo proyecto; dos ciudades son dos. Es el nivel en el que se leen los gastos, el crew y el cierre con el promotor, porque es el nivel en el que se negocia. Y cada función es una fecha, con lo que pasa ese día: la agenda, el crew presente, los gastos e ingresos de esa noche y su venta de entradas.
03 Capacidades
Diez capacidades, de la agenda de toda la oficina al P&L, pasando por una gira.
3.1 Agenda de la oficina y del artista
Los directivos no tienen una sola vista de qué está haciendo todo el roster esta semana; el personal manager arma la agenda de su artista en otra herramienta que nadie más ve.
El calendario de la oficina en formato timeline: una línea por artista, cada gira como una banda y cada fecha como un punto, con ventanas de 7, 30 y 90 días. La misma información se ve también como calendario clásico por mes, semana y día, y se filtra a un artista. Toda fecha que se carga en un proyecto aparece ahí sola, y la agenda se integra con Google Calendar en ambas direcciones.
La agenda no se mantiene: es la consecuencia de lo que hay cargado en los proyectos. Con Google Calendar conectado, lo que se carga acá aparece en el calendario de cada persona, y lo que alguien agenda en Google entra acá.
3.2 Giras organizadas por proyectos
Una gira de veinte fechas se lleva en una planilla donde una fila es una ciudad, y todo lo que no cabe en la fila (quién va, cuánto costó, cómo vendió) vive en otro archivo.
Cada plaza de la gira se trabaja como un proyecto propio, con sus funciones, su promotor, su gente, sus gastos y su venta. Abrir una plaza nueva es decidir el nombre y los días. Una fecha que cambia de plaza se reasigna sin volver a cargar nada. La gira se lee por proyecto o en conjunto: cuánto costó Miami, quién viajó a Toronto, cómo vendió Los Ángeles, y también el total. Lo que el promotor comparte de cada plaza (oferta, cierre, tickets) queda en ese proyecto y no en una carpeta aparte.
El orden cronológico de los proyectos, el conteo de fechas por plaza, el mapa de la ruta con distancias y días entre paradas.
3.3 El día de show
El road manager arma el run of show en un PDF que cambia tres veces el día del show, y cada cambio se avisa por WhatsApp.
Cada fecha tiene su agenda del día como bloques con hora, lugar, responsables, checklist y documentos adjuntos. Los bloques tienen estado (pendiente, en curso, hecho, demorado) que se marca en vivo. Al costado, el crew presente ese día por comitiva y la venta de entradas de esa función. Desde la misma fecha se cargan los gastos y los ingresos de esa noche, se asigna o se quita gente del crew, y se comparte la agenda con un enlace de solo lectura, sin darle acceso al sistema a quien lo recibe, con descarga al calendario del celular.
El enlace compartido refleja la última versión de la agenda; no se reenvía nada. La venta de la función y el crew presente aparecen en la fecha sin cargarlos ahí.
3.4 Venta de entradas sin cargar nada
El reporte de ticketing llega por mail, en el formato de cada ticketera o de cada promotor, cuando alguien se acuerda de mandarlo, y alguien más lo pasa a una planilla.
El reporte de venta se arma solo, todos los días y sin intervención de nadie: el sistema lee la venta directamente de la ticketera donde se venden las entradas, sea cual sea, y por cada fecha muestra el aforo, las entradas vendidas, el porcentaje colocado y la recaudación, con la fecha y hora del último dato. Cuando el promotor comparte su reporte desde Malbec Live, entra por la misma pantalla y cada fila dice de dónde viene.
Todo. Nadie carga ventas, nadie pide el reporte, nadie lo pasa a una planilla. Es una pantalla de consulta que amanece actualizada.
3.5 Una superficie para el promotor
El promotor manda la oferta por mail, el plan de marketing en un Excel, el cierre en otro, y el manager arma el proyecto a mano con los cuatro.
El promotor trabaja en Malbec Live y comparte con el manager cuatro cosas: la oferta (garantía, escalas de precios, escenarios de venta y los costos que los justifican), el plan de marketing (el cronograma y el presupuesto), el cierre del deal y el reporte de tickets. Cada una llega como una notificación y aparece en una bandeja de conexiones. El manager decide si la integra como un proyecto nuevo, la suma a un proyecto que ya tiene, o la descarta. La oferta se lee y, si algo no cierra, se propone el cambio desde la misma pantalla.
Lo compartido queda pegado al proyecto correcto. Un cierre integrado congela la lista de fechas de ese proyecto para que la plata no se mueva después. El historial de lo integrado queda como registro.
3.6 Gastos por proyecto, con su circuito de pago
Los gastos de una gira están en una planilla; no se sabe cuánto costó cada plaza, ni cuáles paga el artista, cuáles la oficina y cuáles el promotor.
Cada gasto se carga una vez, con su categoría, su moneda, su proveedor y a qué gira, proyecto o fecha pertenece. Desde la gira se ven divididos por responsabilidad (compartido, artista, oficina) y recortados a un proyecto. Un gasto tiene un solo estado visible que resume todo su circuito: sin factura, factura solicitada, en revisión, aprobado, pagado.
La conversión a la moneda de la oficina con el tipo de cambio del día de carga. La fecha de pago proyectada, según reglas por categoría y proveedor y la política de días de pago de la empresa. La exportación a Excel y PDF.
3.7 Crew y logística de personas
El tour manager tiene en la cabeza quién viaja a cada parada, en qué vuelo, en qué hotel y en qué habitación. Si falta alguien, se descubre en el aeropuerto.
El crew de un artista es una lista con datos de identidad y documentación (documento, pasaporte y su vencimiento, contacto de emergencia, restricciones alimentarias). Cada persona completa esos datos sola, desde su celular, con un enlace que le llega por mail. El plantel de una gira se organiza en comitivas, y se mira por parada: quiénes están, cómo llegan (vuelos con seguimiento de estado, traslados terrestres con capacidad y responsable) y dónde duermen (rooming por ciudad, con reglas como quién duerme solo).
La lista de pasajeros de cada vuelo y de cada traslado. El estado del vuelo. El reparto de habitaciones a partir de las reglas.
3.8 Proveedores y personas como proveedores
Pedirle la factura a cada proveedor y a cada miembro del crew, perseguirla, revisarla, pagarla y avisarle, es trabajo de una persona a tiempo completo.
Desde un gasto se le pide la factura al proveedor por mail. El proveedor la sube desde una página pública, sin cuenta, y de paso completa sus datos de pago. La factura se concilia contra el gasto y, cuando está bien, el gasto se envía a administración. Administración trabaja en una bandeja propia: descarga las facturas en lote, sube los comprobantes de pago en lote y el sistema los empareja solo con el gasto que corresponde y se los envía al proveedor. Un miembro del crew es un proveedor más: el mismo circuito le paga a la persona.
El mail al proveedor, la conciliación factura contra gasto, el emparejamiento de comprobantes, el aviso de pago, el movimiento en la cuenta que paga.
3.9 Contratos y comisiones
El porcentaje que retiene la oficina cambia por artista, por gira y a veces por show, y se calcula a mano en cada liquidación.
Cuatro niveles de contrato: marco del artista, de gira, de proyecto y de evento, cada uno con su reparto por categoría de ingreso y, si lo hay, un intermediario con su porcentaje. Cada ingreso toma el contrato que le corresponde según la fecha y guarda el porcentaje con el que se liquidó.
La comisión de cada ingreso. Un contrato cargado después del hecho aplica a los shows anteriores si su vigencia los cubre.
3.10 El P&L del artista y de la oficina
El estado de resultados de cada artista se arma a fin de mes en una planilla que nadie más puede auditar.
El P&L de un proyecto, de una gira, de un artista y de la oficina son la misma información a distinta altura: ingresos, egresos y resultado, en la moneda elegida, con evolución en el tiempo y mix por artista. El P&L de un proyecto con un promotor incluye la proyección del deal (garantía o negocio) contra lo real. Cualquier P&L se comparte por enlace de solo lectura, en una sola moneda.
Todo: no se carga nada en el P&L.
04 Integraciones con el ecosistema Malbec
Artist es una de las piezas de una suite en la que cada actor del negocio trabaja en su propio sistema, y lo que cada uno produce viaja al otro sin recargarse.
4.1Con el promotor · Malbec LiveLa superficie del promotor
Qué viaja
Proyectos y fechas, la oferta económica, el plan de marketing con su Gantt y presupuesto, el cierre del deal y el reporte de venta de entradas.
Cómo llega
Del lado del manager, como una conexión pendiente que se integra a un proyecto propio o se descarta. Hoy la respuesta a una oferta sigue yendo por fuera (una llamada, un mail); el manager la lee y propone cambios dentro del sistema.
4.2Con el sello · Malbec RecordsEn las dos direcciones
Qué viaja
El sello comparte lanzamientos y proyectos. Del lado del manager aparecen como un proyecto de tipo lanzamiento con las solapas que el sello decide compartir: el registro del producto (créditos, archivos, portada), los legales (contratos del lanzamiento, en cuatro categorías) y los planes de marketing del lanzamiento.
Proponer correcciones
El manager puede proponer cambios al registro del producto desde su pantalla y el sello los recibe para aprobar.
Seitrack como sello
La misma conexión funciona en las dos direcciones: un sello puede invitar a un manager externo a un espacio propio donde ve solo lo que ese sello le comparte.
4.3Con la ticketera · Malbec TicketingLa venta, fecha por fecha
La venta de entradas de cada fecha llega vinculando el show con la plataforma donde se venden. Convive con lo que el promotor comparte desde Live, y cada fila dice de qué fuente viene.
4.4Con Google CalendarAgenda en ambas direcciones
Sincronización en ambas direcciones de la agenda de cada artista con una cuenta de Google.
05 Permisos, oficinas y monedas
Tres preguntas frecuentes.
5.1 Permisos
Cada rol define qué puede ver, crear, editar y eliminar en cada módulo, y se puede afinar por categoría o por estado. Ejemplos: un road manager que ve solo su día; una persona de administración que ve facturas pero no contratos; un asistente que edita gastos solo mientras están pendientes. Un miembro del equipo se asigna a los artistas que le corresponden y no ve el resto.
5.2 Oficinas
Una empresa puede tener varias oficinas en el mismo espacio, cada una con sus artistas y su equipo. Quien pertenece a más de una puede verlas todas juntas en modo consolidado, de solo lectura, con exactamente lo que puede ver en cada una.
5.3 Monedas
Cada oficina define sus monedas y cuál es la primaria. Un gasto o un ingreso se carga en su moneda y guarda el tipo de cambio del día. Los proyectos con un promotor tienen su propia moneda de deal. El P&L se mira en la moneda que se elija.
06 Seguridad y cumplimiento
La plataforma opera bajo las políticas de seguridad de la información de Sony Music.
- Acceso con verificación en dos pasos opcional por usuario, y llaves de acceso con huella o Face ID sobre esa base.
- Todo lo que se crea, edita o elimina queda en un registro de auditoría con quién, cuándo y el detalle de cada campo antes y después. Los cambios de aforo y venta de una fecha se registran aparte.
- Los enlaces públicos (agenda del día, P&L compartido, carga de factura de un proveedor) son de solo lectura o de un solo uso, con vencimiento donde corresponde, y no exponen datos internos.
- Cada espacio de trabajo está aislado de los demás. Nada de un cliente es visible para otro.